Privacy Policy/cookiebeleid – Arc. Exclusief (arc.) – 2024

1 Waarom verzamelt Arc Exclusief bvba persoonsgegevens?

Arc Exclusief bvba is een bedrijf dat actief is in het ontwerp, de realisatie en de installatie van carports en overkappingen. Om haar diensten optimaal te kunnen leveren, houdt Arc Exclusief bvba persoonsgegevens bij van natuurlijke personen. Deze personen zijn:

- Potentiële klanten en leveranciers. Gegevens worden uitsluitend gebruikt om de klanten- en leveranciersrelatie te kunnen beheren en om informatie te versturen waarvoor een opt-in gegeven is.

- Bezoekers van onze online platformen (website & sociale media).

- Werknemers. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt om de relatie te beheren, de samenwerking te beheren, de lonen en extralegale voordelen te betalen en om de aan/afwezigheden te beheren. Persoonsgegevens worden ook gebruikt om personeelsinformatie te versturen.

2 Welke persoonsgegevens houdt Arc Exclusief bvba bij?

Arc Exclusief bvba hanteert als basisprincipe dat enkel persoonsgegevens bijgehouden worden die noodzakelijk zijn om enerzijds diensten te kunnen leveren aan klanten en anderzijds de klantrelatie en (commerciële) communicatie optimaal te laten verlopen. Arc Exclusief bvba registreert noch bewaart gevoelige persoonsgegevens zoals ras, godsdienst of seksuele geaardheid.

3 Hoe verzamelt Arc Exclusief bvba persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verkregen via persoonlijke contacten, afgifte van visitekaartjes, sollicitaties, informatie die u zelf geeft via onze websitewww.arc-metaalwerken.beof door ontvangst van een CV of ander informatief document dat u ons zelf toevertrouwt. Een externe bron voor persoonsgegevens is publiekelijk gecommuniceerde contactgegevens en ervaring op sociale media.

4 Waar worden de gegevens bewaard?

Arc Exclusief bvba bewaart het overgrote deel van de persoonsgegevens in haar CRM systeem in de cloud dat in beheer is van onze CRM leverancier. Naast haar CRM systeem heeft Arc Exclusief bvba ook nog 5 databases waarin specifieke persoonlijke data bewaart worden: Personeelsdatabase: Hierin worden alle persoonlijke data bijgehouden voor personeelsbeheer, lonen en wagenparkbeheer. Verder worden er ook gegevens bijgehouden door externe HR leveranciers, rechtstreeks gelinkt aan de arbeidsvoorwaarden, zoals groepsverzekeringen, hospitalisatieverzekering, wagenparkbeheer en ‘veiligheid en preventie op de werkvloer’. Opt-in / opt-out database: in deze database worden de e-mailadressen bijgehouden van de natuurlijke personen die een opt-in of opt-out gaven voor de nieuwsbrief of het mailverkeer van Arc Exclusief bvba. Deze gegevens worden bijgehouden in onze e-mailapplicatie en in een databank. Natuurlijke personen die geen opt-in of opt-out gaven, krijgen geen nieuwsbrieven en staan ook niet in onze database. Document server: op onze document server worden alle offertes, facturen, (bouw)plannen en andere verkoop gerelateerde documenten bijgehouden van onze klanten die bij Arc Exclusief bvba een offerte aanvroegen of een aankoop deden. Website: op onze website worden de gegevens van bezoekers die contact opnemen of formulieren invullen bewaard in de cloud van squarespace. E-mail service provider: Bezoekers die gegevens achterlaten met een opt-in voor e-mailverkeer zullen worden opgenomen in onze lijst met contactgegevens en de opt-ins opgeslagen in een mailingprogramma. Dit mailing programma wordt uitsluitend gebruikt door het management en partners met commerciële activiteiten (sales & marketing) en de toegang in beperkt.

5 Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Binnen onze organisatie heeft het management en sales team toegang tot alle persoonsgegevens. Tot personeelsgegevens hebben enkel de managers die betrokken zijn bij personeelsbeheer toegang. Onze externe HR partners hebben ook toegang tot personeelsgegevens. Onze externe ICT partners hebben toegang tot alle gegevens, behalve tot de personeelsgegevens. Alle team members (zelfstandigen, partners en bedienden) hebben inzage in de Arc Exclusief bvba team memberlijst waarin naam, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer van alle team members zichtbaar zijn. Daarnaast verkrijgen partners die Arc Exclusief bvba ondersteunen in zijn commerciële activiteiten mogelijks ook toegang tot de persoonsgegevens die door ons opgeslagen worden.

6 Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Arc Exclusief bvba beheert persoonsgegevens met respect voor de privacy van elke natuurlijke persoon. Personen die toegang hebben tot de gegevens zijn: management, partners (enkel relevante gegevens) en administrators van onze leveranciers. Personeelsgegevens worden in een afzonderlijke database, met beperkte toegang, bewaard.

7 Hoe kan u inzage of toegang krijgen in/tot uw persoonsgegevens?

Arc Exclusief bvba heeft een verschillende aanpak naargelang onze relatie met u. Contactpersonen van (potentiële) Klanten en leveranciers: er worden beperkt persoonsgegevens bijgehouden. U kan deze opvragen door een e-mail te sturen naar info@arc-metaalwerken.be. U krijgt dan rechtstreeks toegang tot uw gegevens. Deze zijn opgesplitst in enerzijds uw persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen op uw aanvraag aangepast/verwijderd worden. Werknemers: u kan uw persoonsgegevens ten allen tijde consulteren via onze document server. U krijgt dan rechtstreeks toegang tot uw gegevens.

8 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

De gegevens worden bewaard zo lang er een mogelijke samenwerking is ,hetzij in een klantleveranciers samenwerking, hetzij ineenwerknemer-werkgever samenwerking. Documenten gerelateerd aan project en die Arc Exclusief bvba gerealiseerd heeft worden voor onbepaalde tijd bijgehouden. Zo kan Arc. Exclusief bvba een optimale service na plaatsing garanderen.

9 Hoe kan u persoonsgegevens laten verwijderen?

Wie wenst dat zijn of haar persoonsgegevens verwijderd worden, kan daarvoor een e-mail sturen naar info@arc-metaalwerken.be.Arc Exclusief bvba zal uw persoonsgegevens dan “deactiveren” in CRM. Vanaf dat moment behoort u niet meer tot de actieve contacten van Arc Exclusief bvba. Uw gegevens worden echter niet verwijderd. Ze blijven bewaard in een inactieve database en worden niet meer gebruikt. Indien u later terug bij de actieve contacten wenst opgenomen te worden kunnen we de historiek van uw gegevens terug actief maken. Dit kan echter enkel op expliciete vraag van u persoonlijk. Dit kan door een e-mail te sturen naar info@arc-metaalwerken.be.Wenst u expliciet dat alle gegevens effectief verwijderd worden, dan kan dat ook door een e-mail te sturen naar info@arc-metaalwerken.bemet expliciete vermelding dat alle persoonsgegevens finaal verwijderd moeten worden, zonder mogelijkheid om deze later terug te activeren. Deze kunnen dan later niet meer gereactiveerd worden. Definitieve verwijdering van alle gegevens kunnen nooit uitgevoerd worden gedurende een lopende overeenkomst waarbinnen nog activiteiten zijn. U kan elke opt-in zelf deactiveren door van de opt-out mogelijkheid gebruik te maken die in elke nieuwsbrief of commerciële mail (niet project-gerelateerd) expliciet aanwezig is.

10 Wat als er iets misloopt met uw persoonsgegevens?

Arc Exclusief bvba en zijn partners doen al het nodige om uw persoonsgegevens maximaal te beveiligen tegen misbruik. In geval van een datalek zal Arc Exclusief bvba zonder vertraging en indien mogelijk niet later dan 72 uur na de vaststelling de daartoe bevoegde superviserende overheid conform Artkel 55, tenzij het er naar uitziet dat de datalek niet resulteert in een risico op rechten en vrijheid van een natuurlijk persoon. Wanneer de meldplicht naar de daartoe bevoegde superviserende overheid niet binnen de 72 uren plaats heeft, zal de reden van vertraging worden toegevoegd. De DPO zal de leiding hebben met betrekking tot de meldplicht en zal tevens de contactpersoon zijn voor interne en externe personen bij vaststelling of het vermoeden van een datalek.

11 Cookies

Om een optimale gebruikservaring van onze online platformen na te streven en bij te leren uit zoekgedrag van onze doelgroep maakt Arc Exclusief bvba gebruik van cookies. Onze website trackt de volgende cookies (12):

-"_ga", bijgehouden voor 2 jaar en 1 maand

-"_gat_gtag_UA_147546459_2", niet opgeslagen

-"_gid", opgeslagen voor 1 dag

-"crumb",wordt gewist na afsluiten browser

-"ss_cvr",bijgehouden voor 2 jaar en 1 maand

-"ss_cvt",bijgehouden voor 30 minuten

- “li_ses.xxxx”(enkel voor bedrijven), bijgehoudenvoor 2 jaar

-“li_id.xxxx“(enkel voor bedrijven), enkel bijgehoudentijdens bezoek sessie

-“cmapi_cookie_privacy”, bijgehouden voor 13 maanden

-“cmapi_gtm_bl”, bijgehouden voor 13 maanden

-“notice_gdpr_prefs”, bijgehouden voor 13 maanden

-“notice_preferences”, bijgehouden voor 13 maanden

12 Heeft u nog vragen?

Als u vragen heeft m.b.t. uw persoonsgegevens kan uw zich wenden tot ons management. U kan ons bereiken op het nummer +32(0)11 23 16 33 of door een e-mail te sturen naar gijs@arc-metaalwerken.be of carolien@arc-metaalwerken.be.